Principe : repos compensatoire
L’employeur doit respecter la durée hebdomadaire moyenne de travail applicable à son entreprise au cours de la période de référence. Lorsque des heures sont prestées au-delà de l’horaire normal de travail, il est, sauf exceptions, obligatoire d’accorder des heures de repos compensatoires.
Le repos compensatoire doit être accordé par jour complet (un jour représente 8 heures de récupération) et être imputé sur un jour que le travailleur aurait normalement dû prester (repos effectif).
Dérogation : choix du travailleur de ne pas récupérer
Les dispositions relatives à la durée du travail sont d’ordre public. Cela signifie que le travailleur ne peut pas renoncer aux droits et aux protections prévues par ces dispositions.
La loi prévoit deux situations spécifiques où le travailleur peut opérer un choix relatif aux heures supplémentaires prestées.
Surcroît extraordinaire de travail et/ou nécessité imprévue
Le travailleur qui a presté des heures supplémentaires en raison d’un surcroît extraordinaire de travail et/ou en raison de travaux commandés par une nécessité imprévue peut renoncer à la récupération de ces heures à concurrence d’un quota de 91 heures par année civile. Il peut être décidé, au sein de l’entreprise, de porter ce nombre à 130 heures par année civile. Une CCT sectorielle peut même fixer la limite à 143 heures. Le cas échéant, vous devrez suivre une procédure spécifique pour instaurer cette règle au sein de votre entreprise.
Heures supplémentaires volontaires
Une autre exception au principe du repos compensatoire est prévue pour les heures supplémentaires volontaires (jusqu'à 120 heures par an). Ces heures supplémentaires ne doivent en effet pas être récupérées. Attention, l'accord écrit de votre travailleur est requis pour la prestation de ces heures.
Dans les deux cas précités, ces heures ne sont pas comptabilisées pour le calcul de la durée hebdomadaire moyenne de travail au cours de la période de référence. En d’autres termes, ces heures sont considérées comme récupérées (de manière fictive).
Attention : ce choix de non-récupération des heures supplémentaires s’applique uniquement pour les heures prestées en raison d’un surcroît extraordinaire de travail et/ou en raison de travaux commandés par une nécessité imprévue ou pour les heures supplémentaires volontaires, à l’exclusion des autres motifs légaux possibles pour la prestation d’heures supplémentaires. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à contacter votre legal advisor.
Les heures de récupération auxquelles renonce le travailleur doivent être payées à l’issue de la période de paie au cours de laquelle les heures ont été prestées et majorées, le cas échéant, du sursalaire. Cela implique que le travailleur doit communiquer à l’employeur son choix (récupération ou paiement en lieu et place de la récupération) avant la fin du mois concerné par la prestation des heures supplémentaires.
Rémunération du repos compensatoire
Les heures de repos compensatoire sont rémunérées au taux horaire normal appliqué au moment où le travailleur bénéficie du repos compensatoire.
Le paiement de la rémunération des heures prestées au-delà de l’horaire normal peut donc intervenir à un autre moment que la période de paie au cours de laquelle les heures supplémentaires ont été prestées.
Il ne faut pas confondre la rémunération ordinaire accordée pour le jour de repos compensatoire avec le paiement des sursalaires.
Exemple
Au cours du mois de mars, un travailleur preste des heures supplémentaires pour lesquelles l’employeur doit lui accorder 16 heures de repos compensatoires.
Au mois de mars, le taux horaire de la rémunération de ce travailleur est de 12 euros.
Au mois de mai, l’employeur accorde au travailleur un repos compensatoire de 16 heures pour les heures supplémentaires prestées au mois de mars.
Au mois de mai, le taux horaire du travailleur est passé à 12,24 euros. Ces 16 heures de repos compensatoires sont payées lors de la paie du mois de mai à concurrence de 195,84 euros (16 x 12,24 euros).
La limite interne
La prestation d’heures supplémentaires doit rester l'exception. Aussi le recours à cette pratique est-il limité. La limite interne représente le nombre d’heures supplémentaires que l’employeur peut faire prester avant de devoir octroyer un repos compensatoire. Depuis le 1er février 2017, cette limite est fixée à 143 heures par période de référence. Ce nombre peut être augmenté via une CCT sectorielle.
Dès qu’un travailleur a dépassé de 143 heures l’horaire de travail normal, l’employeur ne peut plus le faire travailler en sus de cet horaire. Il est obligé de lui octroyer des jours de repos compensatoire avant de lui faire prester, si nécessaire, de nouvelles heures supplémentaires.
La limite interne fait office de compteur : certaines heures sont ajoutées (heures supplémentaires prestées) d’autres déduites (repos compensatoire octroyé). La limite de 143 heures n’est pas absolue et peut donc être atteinte plusieurs fois au cours d’une même période de référence. Elle ne peut toutefois jamais être dépassée. A la fin de la période de référence, le compteur doit avoir été remis à 0 et toutes les heures doivent donc avoir été récupérées.
La limite de 143 heures supplémentaires est calculée comme suit :
(durée hebdomadaire de travail dans l’entreprise x le nombre de semaines prestées) + 143 heures
Exemple
Conformément à une CCT sectorielle, l’horaire normal du travailleur est de 38 heures 30 effectives par semaine. L’entreprise a fixé à un an la période de référence durant laquelle la durée hebdomadaire moyenne de travail doit être respectée.
Durant le deuxième trimestre de l’année, l’employeur lui fait prester des heures supplémentaires. La limite de 143 heures supplémentaires est atteinte au cours de la 13e semaine de ce trimestre. Dès la fin de la 13e semaine, l’employeur ne peut plus lui demander de travailler en sus de l’horaire normal de 38 heures 30. Il doit d’abord lui accorder un repos compensatoire.
Afin que l’employeur puisse prouver que la durée hebdomadaire moyenne de travail est bien respectée au cours de la période de référence, il est important de mentionner correctement l’octroi des jours de repos compensatoire dans les documents de paie.
Votre client advisor peut vous renseigner au sujet des codes adéquats à utiliser.
Attention: les heures supplémentaires volontaires qui sont prestées au cours de la période de référence et ne sont pas récupérées, sont comptabilisées pour cette limite interne, à l'exception des 25 premières heures prestées [1].
[1] Ces 25 heures peuvent être portées à 60 heures via une CCT sectorielle. Vérifiez donc sir votre secteur a conclu une CCT en ce sens.