La notification n’est cependant pas obligatoire en cas de chômage temporaire pour cause de force majeure lié au coronavirus. Elle n’est pas non plus requise en cas de chômage temporaire suite au Brexit.
Comment effectuer la notification à l'ONEM par voie électronique ?
Les clients du secrétariat social Securex peuvent demander le C3.2A via notre outil .
Les autres employeurs peuvent effectuer la notification électronique via le site-portail de la sécurité sociale www.socialsecurity.be (rubrique Entreprise/Chômage temporaire).
Attention, pour pouvoir faire cette notification, l'employeur doit disposer d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe :
- Si l'employeur a déjà un accès pour l’entreprise, il peut se connecter avec sa carte d’identité électronique ou son nom d’utilisateur et un mot de passe (www.socialsecurity.be/rubrique Entreprise/se connecter)
- Si l'employeur n'a pas encore d’accès pour l'entreprise, un responsable de l’entreprise doit introduire une demande d’accès électronique (www.socialsecurity.be/rubrique Entreprise/ s’enregistrer). Le responsable de l'entreprise peut compléter cette demande en ligne et ensuite :
- Soit la signer par le biais de sa carte d’identité électronique et l’envoyer en ligne
- Soit l’imprimer, la signer et l’envoyer par la poste
Les employeurs ont aussi la possibilité d'effectuer la notification du chômage temporaire via des messages électroniques structurés ('canal batch', lorsqu'un grand nombre de déclarations doivent être envoyées).
Le Secrétariat Social Securex peut aussi s'en occuper. Dans ce cas, l'employeur ne doit rien faire.
Accusé de réception
L'employeur reçoit un accusé de réception par voie électronique qui mentionne :
- La date à laquelle la communication a été effectuée
- Le contenu de la communication
- Un numéro de communication unique (afin de pouvoir prouver que la communication a été effectuée pour le travailleur concerné)
Dérogations à la notification par voie électronique
Si l'employeur se trouve dans un des trois cas pour lesquels il est fait exception au principe de la communication électronique obligatoire, la notification peut se faire par lettre recommandée à la poste ou par avis faxé.
Cette lettre doit être envoyée au bureau de chômage du lieu où est située l'entreprise. Elle doit toujours faire mention du nom, de l'adresse et du numéro d'entreprise de l'employeur.
Une exception à la notification électronique est possible dans les cas suivants :
- Lorsqu'il effectue pour la première fois une communication de chômage temporaire [1]. Il n'est pas tenu compte des notifications qui :
- Sont intervenues il y a plus de 24 mois (calculés de date à date)
- Sont intervenues au cours d'une période de dispense de notification électronique (voyez la deuxième exception)
- Sont intervenues avant le 30 novembre 2011 (date d'entrée en vigueur de l'arrêté royal [2]
- Lorsque l'employeur ne dispose pas des moyens informatiques nécessaires pour l’envoi d’une communication par voie électronique. Il doit avoir obtenu une dispense de communication électronique du directeur du bureau du chômage de l’ONEM. Pour plus d'infos à ce sujet, consultez le site de l'ONEM (rubrique Documentation/Feuille info employeurs n° 53)
- Lorsque l'employeur ne peut pas effectuer la communication par voie électronique en raison de problèmes techniques (problème temporaire de connexion internet, panne d’ordinateur…). Il doit alors apporter la preuve du problème technique auquel il est confronté dans l’envoi recommandé à la poste ou dans l’avis faxé relatif à la communication
Points d'attention
Les communications électroniques de chômage temporaire peuvent également être envoyées par le canal batch au bureau du chômage de l'ONEM du lieu où est située l'entreprise. Il s'agit ici du siège d'exploitation de l'entreprise et non pas du siège social.
Lors d'un envoi via le site portail de la sécurité sociale ou via le canal batch [3], il faut par conséquent toujours mentionner l'adresse du siège d'exploitation (numéro BCE, rue et code postal).
L'ONEM précise par ailleurs qu'il faut mentionner les mêmes données d'identification de l'employeur, aussi bien pour la notification générale du chômage prévu que pour la notification mensuelle du premier jour effectif de chômage.
Pour pouvoir payer les allocations de chômage temporaire, il faut en effet que les deux notifications soient en ordre pour chaque travailleur. Ceci n'est pas le cas si les données d'identification de l'employeur ne sont pas identiques dans les deux notifications. En pareil cas, l'ONEM demandera à l'employeur de corriger la notification erronée.
[1] Il recevra dans ce cas une lettre de la part de l'ONEM contenant toutes les informations utiles à propos de la communication électronique.
[2] Arrêté royal du 14 novembre 2011, Moniteur belge du 30 novembre 2011.
[3] Dans ce cas, l'employeur crée un fichier XML qu'il envoie lui-même par voie électronique à l'ONEM.