Il peut s'agir d'une journée complète par semaine ou de plusieurs heures par jour. Une semaine complète de télétravail par mois est également suffisante. Si cette moyenne n'est pas atteinte, votre travailleur n'a pas droit à une indemnité de télétravail exonérée de cotisations d’ONSS et de précompte professionnel pour ce mois.
Voulez-vous quand même accorder une indemnité dans ce cas ? Cette indemnité n'est alors exempte de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS que si les conditions suivantes sont remplies :
- L’indemnité est destinée à couvrir des frais qui sont propres à l’employeur
- Cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais
Comment l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine est-il calculé ?
Dans la circulaire, le fisc donne quelques exemples de situations dans lesquelles un travailleur peut avoir droit à une indemnité forfaitaire de frais :
Exemple 1
Un travailleur à temps plein travaille à domicile chaque semaine du lundi au vendredi de 8h à 10h. Il évite ainsi les embouteillages.
Étant donné qu'une journée ouvrable complète par semaine est prestée à domicile, le travailleur a droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.
Exemple 2
Un employeur a mis en place un système de rotation selon lequel un groupe différent de travailleurs travaille à domicile chaque semaine.
Étant donné que chaque travailleur à temps plein travaille une semaine complète par mois depuis son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier. Les travailleurs concernés ont donc droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.
Soyez prudent avec ce dernier exemple, car le fisc donne également l'exemple d'un travailleur à temps partiel pour la même situation :
Exemple 3
Un employeur a mis au point un système de rotation dans lequel chaque semaine un groupe différent de travailleurs travaille à domicile. Dans ce système de rotation, un travailleur preste à temps partiel. Il a un contrat pour travailler 50% du temps.
Pendant la semaine où le groupe auquel il appartient travaille à domicile, il ne doit travailler que le mardi et le jeudi.
Étant donné que le travailleur ne preste que deux jours à domicile au cours de ce mois, il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier. Le travailleur en question n'a donc pas droit à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.
Le fisc accepte également que vos travailleurs prestent quelques heures par jour depuis leur domicile, pour autant que prisent ensemble ces heures représentent l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine :
Exemple 4
Un travailleur télétravaille tous les lundis. Il preste à temps plein mais en vertu de son contrat de travail, ce jour ne compte que 3 heures de travail.
Bien que ce soit une journée complète de travail, le fisc considère que l’équivalent d’un jour de télétravail par semaine n’est pas atteint. Etant donné qu’il ne travaille que 3 heures par semaine à domicile sur base de son régime de travail normal, il ne s’agit pas de télétravail structurel et régulier.
Vous devez également être prudent si votre travailleur est malade pendant presque tout le mois. Il est possible que le fisc et l'ONSS n'acceptent pas que vous payiez une indemnité fixe de télétravail pour ce mois-là.
La circulaire donne également deux exemples :
Exemple 5
Un travailleur à temps plein est malade pendant 3 semaines au cours d'un mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille tous les jours depuis chez lui.
Comme ce travailleur preste une semaine entière par mois à partir de son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné a donc droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.
Exemple 6
Un travailleur à temps partiel est malade pendant 3 semaines au cours d'un mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille 5 demi-journées à domicile.
Comme le travailleur ne preste pas de journée complète de chez lui en moyenne par semaine, il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné n'a donc pas droit à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.
Que se passe-t-il si le télétravail n'est pas structurel et régulier ?
La circulaire 2021/C/2020 ne s’applique pas au télétravail occasionnel ou fortuit. Elle concernent les travailleurs qui travaillent régulièrement, assidûment, normalement à domicile.
Si un travailleur ne télétravaille pas au moins un jour par semaine de manière structurelle et régulière, vous ne pouvez pas lui accorder une indemnité de télétravail. Vous ne pouvez pas non plus accorder un certain pourcentage de l'indemnité. Si vous le faites, des cotisations d’ONSS et du précompte professionnel sont dus sur cette indemnité.
Lorsque le télétravail n'est pas structurel et régulier, vous pouvez accorder une allocation exonérée de cotisations d’ONSS et de précompte professionnels à condition que :
- L’indemnité soit destinée à couvrir des frais qui sont propres à l’employeur
- Cette indemnité a été effectivement consacrée à de tels frais
Vous pouvez également donner une indemnité forfaitaire à un travailleur dans cette situation. Dans ce cas, vous devez être en mesure de démontrer que le montant est fixé selon des normes sérieuses. À cette fin, il doit être déterminé sur base de nombreux recoupements et observations.
Le fisc recommande de demander une décision anticipée. De cette façon, vous pouvez être sûr que le montant sera accepté par les autorités fiscales.