La nouvelle loi sur les colis s’attaque aux abus dans le secteur

À la suite de plusieurs situations abusives dans le secteur des colis postaux, le gouvernement a approuvé la loi sur les colis. Son objectif : lutter contre la fraude sociale et fiscale dans le secteur, garantir une concurrence loyale et améliorer les conditions de travail des livreurs de colis.

4 janvier 2024

Entreprise de livraison de colis, livreurs de colis postaux : définition

La loi sur les colis s’applique à votre entreprise si vous exploitez une entreprise de livraison de colis et collaborez avec des livreurs de colis postaux.

Une entreprise de livraison de colis fournit des services consistant à trier en son sein et à distribuer des marchandises emballées avec ou sans valeur commerciale à des tiers. Les lettres sont explicitement exclues.

La nouvelle réglementation n’impose des règles que pour le processus de distribution, qui commence par le tri dans le centre de distribution et se termine lorsque les colis sont livrés à l’utilisateur final. Ce processus comprend la planification de la tournée, la mise en place des marchandises dans le véhicule (temps de chargement), le transport jusqu’au client et le temps de déchargement chez le client.

Un livreur de colis postaux est un travailleur ou une personne physique indépendante qui est responsable de la distribution des colis postaux pour le compte d’une entreprise de livraison de colis.

La loi sur les colis s’applique-t-elle à votre entreprise ?

L’indemnité minimale prévue, expliquée plus loin, ne s’applique qu’aux livreurs de colis indépendants. Toutefois, la loi vous oblige également à enregistrer le temps de distribution de vos travailleurs.

Qui plus est, la loi a un caractère transfrontalier. Elle s’applique à toutes les entreprises de livraison de colis dès qu’un colis postal est distribué en Belgique. Cette règle s’applique même lorsque la distribution commence à l’étranger. Les services de distribution fournis en Belgique en vue d’une livraison à l’étranger tombent également sous le coup de cette législation.

Enregistrez-vous au préalable en tant que fournisseur auprès de l’IBPT

Avant de pouvoir distribuer des colis postaux, vous devez vous enregistrer en tant que prestataire de services postaux auprès de l’IBPT (Institut belge des services postaux et des télécommunications).

À cet effet, vous devez fournir les informations suivantes :

nom et numéro de l’entreprise ;
personne de contact et coordonnées ;
date à laquelle les activités sont susceptibles de commencer ;
données de la Banque-carrefour des Entreprises (BCE) ;
l’autorisation de transport de marchandises et la preuve du paiement du droit d’enregistrement.

Ces données ont été modifiées ou vous cessez votre activité ? Le cas échéant, signalez-le à l’IBPT dans les quatorze jours.

En outre, vous devez communiquer tous les six mois à l’IBPT les informations suivantes :

les sous-traitants directs appelés pour la distribution des colis ;
les donneurs d’ordre pour lesquels la sous-traitance a été effectuée par eux-mêmes ;
les coordonnées du coordinateur et du gestionnaire de transport ;
le nombre de colis livrés par chaque sous-traitant direct au cours du semestre écoulé et les indemnités payées pour ceux-ci ;
l’emplacement des centres de distribution et une brève description des services offerts.

Indemnités minimales pour les coursiers et les sous-traitants

Si vos travailleurs ou sous-traitants livrent des colis en Belgique, vous devez désormais tenir compte d’une indemnité minimale. Vous ne pouvez pas (faire) fournir des services postaux moyennant une indemnité inférieure à l’indemnité minimale prévue.

Cette dernière s’applique donc également aux sous-traitants qui travaillent pour les grandes entreprises de livraison de colis. De cette manière, ils sont eux aussi protégés de la pression que peuvent exercer les grands acteurs et qui pourrait compromettre leur indépendance économique.

Cette indemnité minimale et son mode de calcul doivent encore être fixés par arrêté royal (**). Celui-ci tiendra notamment compte des éléments suivants :

le salaire minimum indexé (sans prime d’ancienneté) pour la classe de travailleurs R1 du personnel roulant, majoré des charges patronales (SCP 140.03 pour le transport routier et la logistique pour compte de tiers) ; ce salaire minimum est actuellement de 13,85 euros de l’heure ;
les frais de transport en fonction du moyen de transport utilisé ;
les autres frais, tels que les frais administratifs, fiscaux et d’assurance.

Cette indemnité minimale pour le transport avec un véhicule nécessitant au moins un permis de conduire B devrait s’élever à 32,77 euros par heure. Ce montant doit encore être confirmé par arrêté royal. Cette indemnité comprend les frais de transport proprement dits ainsi que les frais d’habillement, le téléphone, le salaire, l’ONSS et l’assurance hospitalisation.

Enregistrez le temps de distribution de vos livreurs de colis

En tant qu’entreprise de livraison de colis, vous devez mettre en place un système d’enregistrement des temps de distribution de chaque livreur de colis. Cela vaut aussi bien pour les travailleurs, les intérimaires que pour les collaborateurs indépendants. Le donneur d’ordre doit également mettre ce système à la disposition de tous les sous-traitants auxquels il fait appel.

Par temps de distribution, il faut entendre le temps nécessaire entre le début et la fin de la distribution des colis en Belgique. Ce délai s’étale entre le moment où le moyen de transport quitte les entrepôts de distribution et le moment où il arrive à l’endroit de destination. Le temps de chargement et de déchargement ainsi que le temps de tri ne sont pas pris en compte. Le temps de travail de vos travailleurs est donc beaucoup plus long que le temps de distribution des colis.

Les exigences et les données que doit contenir cet enregistrement du temps sont détaillées dans la loi. Un arrêté royal peut préciser davantage ce point.

L’introduction du système d’enregistrement du temps se fera en deux étapes. Dans un premier temps, elle se fera via un formulaire électronique établi par l’ONSS ou via le système propre des livreurs de colis qui offre les mêmes garanties. Dans un second temps, ce formulaire fera place à un système d’enregistrement gouvernemental (à développer). Les données que vous enregistrez dans ce système termineront leur chemin dans une base de données informatisée de l’ONSS et du SPF ETCS.

Vous utilisez un tachygraphe ? Bonne nouvelle ! Nul besoin de saisir séparément l’heure d’enregistrement des colis.

Le temps de distribution est plafonné.

Le temps de distribution des colis est limité à maximum 9 heures par jour et 56 heures par semaine. Au total, un livreur de colis postaux ne peut effectuer plus de 90 heures sur une période de deux semaines. Il existe toutefois une exception à la limite de 9 heures par jour : les livreurs de colis postaux pourront travailler au maximum 10 heures deux fois par semaine.

Comme évoqué précédemment, la durée du travail de vos travailleurs est plus longue que la durée consacrée à la distribution des colis. Ils consacrent également une partie de leur journée de travail au chargement, au déchargement et au tri. Ces étapes se retrouvent dans la durée du travail, mais pas dans le temps de distribution des colis.

Mesures de prévention

Chaque prestataire et sous-traitant de services postaux devra également désigner un coordinateur. Sa tâche consistera à informer les travailleurs de leurs droits et obligations. Par ailleurs, il élaborera un plan de vigilance, devant identifier les risques de violation de la loi sur les colis ainsi que du droit du travail et de la sécurité sociale. Il doit également indiquer comment ces violations peuvent être évitées. Le coordinateur peut être un travailleur ou un indépendant.

Un arrêté royal doit désormais préciser le contenu du plan de vigilance et l’ensemble des tâches, ainsi que les exigences professionnelles du coordinateur.

Extension de la responsabilité des entreprises de livraison de colis

Les entreprises postales devront dresser la liste de tous les sous-traitants avec lesquels elles travaillent et la communiquer à l’ONSS. Cette obligation de déclaration s’appliquera également aux sous-traitants du sous-traitant auquel vous faites appel. Vous êtes un sous-traitant qui fait appel à un autre sous-traitant ? Dans ce cas, vous devez en informer votre donneur d’ordre par écrit. Ce n’est qu’ainsi qu’il pourra transmettre des informations correctes à l’ONSS.

En tant que donneur d’ordre dans cette chaîne de sous-traitants, si vos sous-traitants directs ne respectent pas la législation, vous pouvez en être tenu responsable. C’est ce qu’on appelle le système de responsabilité en cascade.

Exemple

L’entreprise de livraison de colis SendforYou collabore avec son homologue Express dans le cadre d’un accord conclu entre les deux parties pour que les colis de SendforYou soient livrés par Express. Express est un sous-traitant direct de SendforYou. Express fournit également les mêmes services à d’autres entreprises de livraison de colis et ne peut plus répondre à la demande de SendforYou. Express fait à son tour appel à l’entreprise de livraison de colis QuickService pour livrer les colis de SendforYou aux clients de SendforYou. Express et QuickService concluent également un accord à ce sujet. QuickService devient ainsi un sous-traitant direct d’Express.

Par le biais du système de responsabilité en cascade, SendforYou pourra être tenue responsable des conditions et méthodes de travail chez Express. De même qu’Express pourra être tenue responsable des infractions commises pour le compte de QuickService.

Il s’agit d’une présomption de responsabilité qui ne s’applique qu’aux violations des exigences essentielles en matière de conditions de travail. Voici maintenant ce que prévoit la décision judiciaire ou administrative définitive :

Donnent lieu à une peine d’emprisonnement principal de plus de six mois ou à une amende pénale ou administrative de plus de 4 000 euros : la traite des êtres humains, le travail illégal, la violation des conditions de travail, et le défaut de déclaration d’emploi, de documents sociaux, de CCT et de législation en matière de sécurité sociale. Cela reprend le non-paiement des cotisations ONSS et des dettes fiscales
pour non-respect des indemnités minimales, de la notification préalable et de l’enregistrement du temps.

Vous pouvez toutefois renverser cette présomption. Pour ce faire, vous devez démontrer qu’en tant que prestataire de services postaux, vous avez effectivement contrôlé le respect des exigences essentielles susmentionnées par votre sous-traitant direct. Dans ce cas, il n’y a aucune négligence de votre part en tant que donneur d’ordre. Cependant, ce contrôle ne signifie pas que le donneur d’ordre peut effectuer des contrôles sur place auprès de son sous-traitant direct.

Or, la présomption, qui s’applique tant aux sanctions pénales qu’administratives, est irréfragable dans tous les cas précités s’il n’y a pas eu d’enregistrement préalable du sous-traitant auprès de l’IBPT ou si celui-ci a été suspendu.

Tous les contractants de la chaîne sont donc tenus de contrôler leurs sous-traitants.

Sanctions

Outre les sanctions administratives existantes que l’IBPT peut imposer, des sanctions pénales peuvent désormais être imposées par les tribunaux.

Les sanctions vont d’amendes pénales de 50 à 500 euros ou d’amendes administratives de 26 à 25 000 euros. Ces amendes peuvent s’élever à 6 % du chiffre d’affaires annuel total et sont chacune multipliées par huit.

Enfin, le président du tribunal de l’entreprise peut ordonner la cessation des activités.

Quand la loi sur les colis entrera-t-elle en vigueur ?

Publiée au Moniteur belge le 28 décembre 2023, elle entrera en vigueur en plusieurs étapes. Les règles de responsabilité strictes entreront en vigueur début janvier 2024.

Sujet	Date d’entrée en vigueur
Responsabilité du sous-traitant direct	Dix jours après la publication au M.B.
Enregistrement du temps de distribution des colis (première phase)	Premier jour du septième mois après la date normale d’entrée en vigueur (01/08/2024) et de fin de vigueur le 1^er avril 2025. Le Roi peut adapter les deux dates
Identification des sous-traitants et enregistrement du temps de distribution des colis (deuxième phase)	1^er avril 2025 sous réserve d’une dérogation par arrêté royal
Notification à l’IBPT et désignation du coordinateur	Premier jour du quatrième mois après la date normale d’entrée en vigueur, sous réserve d’une dérogation par arrêté royal => 1 mai 2024
Communication semestrielle des données à l’IBPT	Premier jour du septième mois après la date normale d’entrée en vigueur et sous réserve d’une dérogation par arrêté royal => 01/8/2024
L’indemnité minimale	Premier jour du neuvième mois après la date normale d’entrée en vigueur et sous réserve d’une dérogation par arrêté royal => 1 octobre 2024
Le temps maximum de distribution	1^er juillet 2026

Que fait Securex pour vous ?

Nous continuerons de suivre de près cette législation et ses arrêtés d’exécution et nous vous tiendrons informés de toute modification future. En cas de questions à ce sujet, n’hésitez pas à contacter vos Legal Advisors par e-mail à l’adresse suivante : myHR@securex.be.

Securex peut également vous accompagner, en votre qualité d’entreprise de livraison de colis, dans la mise en œuvre concrète de cette législation sur le lieu de travail. Pensez ainsi à adapter votre règlement de travail aux nouveaux horaires ou aux barèmes salariaux et aux conditions de travail que vous devez respecter.