Ou payez-vous encore des indemnités de déplacement domicile/lieu de travail lorsque vos travailleurs travaillent à domicile ?
Faites bien attention. En cas de travail à domicile, il n'y a pas de déplacements, et donc pas non plus de déplacements domicile/lieu du travail.
Les indemnités de déplacement domicile/lieu de travail sont considérées comme une rémunération !
Les règles de base : pas d’ONSS, mais bien du précompte professionnel
Les indemnités de déplacement domicile/lieu de travail ne sont pas passibles de cotisations de sécurité sociale.
Sur le plan fiscal, par contre, ces indemnités sont bel et bien considérées comme une « rémunération ». Les travailleurs peuvent néanmoins bénéficier d’une exonération partielle ou totale pour leurs indemnités de déplacement domicile/lieu du travail. Tout dépend du moyen de transport qu’ils choisissent: aucun impôt n’est par exemple dû sur les indemnités de déplacement domicile/lieu de travail à vélo, alors que les frais de déplacement avec la voiture personnelle ne sont exonérés que jusque 430 euros (montant pour l’année de revenus 2022). Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre dossier consacré au traitement fiscal des déplacements domicile/ lieu du travail.
Les indemnités pour des déplacements domicile-lieu du travail inexistants dans le collimateur du fisc
Nous constatons que de nombreux employeurs n’ont pas encore adapté leur politique en matière de remboursement de frais à la nouvelle réalité du télétravail structurel. Ils continuent donc de payer des indemnités de déplacement domicile/lieu de travail pour les jours où les travailleurs n’effectuent pas de déplacements parce qu’ils travaillent à domicile.
Cela comporte des risques importants. En cas de contrôle, les indemnités payées pour des déplacements domicile/lieu de travail non effectués seront en principe requalifiées en rémunération ordinaire.
Conséquence ? Il y a à la fois de l’ONSS et du précompte professionnel à payer sur le montant total. Ainsi que des charges patronales.
Si vos travailleurs travaillent régulièrement à domicile, vous ne pouvez plus leur payer d'indemnités de déplacement domicile/lieu de travail pour ces jours-là. Bien qu’initialement, les contrôles fussent peu nombreux, le fisc sera désormais plus vigilant à l’égard de ces indemnités.
Attention, le fisc se focalise sur le transport privé
Votre travailleur se rend au travail avec un moyen de transport privé (p. ex., une voiture personnelle) ? Dans ce cas, il est évident qu’en fonction des obligations applicables dans votre secteur, vous remboursez uniquement les trajets domicile/lieu de travail effectivement parcourus et n’octroyez pas un montant mensuel forfaitaire.
Conseil : vous avez intérêt à mettre en place un système interne de suivi des jours de travail à domicile et des jours où les travailleurs se rendent au bureau.
Les autres indemnités de frais doivent également être réelles
Continuer à payer des indemnités de frais pour les déplacements de service (en Belgique ou l’étranger) ou les déplacements professionnels avec la voiture personnelle pour les jours de travail à domicile est également une mauvaise idée. Ces indemnités ne correspondent en effet plus à la réalité. En cas de contrôle, les indemnités versées pour couvrir des frais et des déplacements inexistants seront également requalifiées en rémunération.
Les indemnités de télétravail sont évidemment autorisées
Vos travailleurs ont peut-être moins de frais de déplacement, mais ils ont d’autant plus de frais pour l’organisation de leur travail à domicile. Vous pouvez leur octroyer une indemnité de télétravail (indemnité de bureau forfaitaire) de maximum 140,15 euros (montant à partir du 1er juin 2022) qui est exonérée d’ONSS et de précompte professionnel.
Il y a évidemment certaines conditions à respecter à cet effet. Il est par exemple important que vos travailleurs télétravaillent « de manière structurelle et régulière ».
Et qu’en est-il des chèques-repas et des voitures de société ?
Il n’y a aucun problème si vous continuez à octroyer des chèques-repas aux collaborateurs qui font du télétravail. Les chèques-repas sont en effet attribués par jour presté, que le travail soit effectué à domicile ou au bureau.
De même, les avantages de toute nature, comme la voiture de société, peuvent continuer à être octroyés comme avant.
Que fait Securex pour vous ?
Vous avez encore des questions concernant le remboursement de frais? N’hésitez pas à prendre contact avec votre Legal Advisor par e-mail à l’adresse suivante : myhr@securex.be
