Voor deze risicoanalyse dient gebruik te worden gemaakt van de verklaringen van de werknemers die menen het voorwerp te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag door personen van buiten de onderneming. Die verklaringen worden opgenomen in het register van feiten van derden, dat wordt bijgehouden door de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur psychosociale aspecten.
Indien de preventieadviseur die gespecialiseerd is in psychosociaal welzijn deel uitmaakt van een externe dienst en er geen vertrouwenspersoon werd aangewezen, wordt dit register bijgehouden door de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Deze verklaringen omvatten een beschrijving van de feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk die werden veroorzaakt door andere personen op de arbeidsplaats en waarvan de werknemer meent het voorwerp te zijn geweest, evenals de data van die feiten. De identiteit van de werknemer wordt niet meegedeeld, tenzij laatstgenoemde daarmee instemt.
Alleen de werkgever, de preventieadviseur psychosociale aspecten, de vertrouwenspersoon en de preventieadviseur van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, hebben toegang tot dit register. Het wordt ter beschikking gehouden van het Toezicht op het welzijn op het werk.
De werkgever moet elke verklaring bijhouden gedurende 5 jaar te rekenen vanaf de dag dat de werknemer deze verklaringen heeft laten optekenen.