De tuchtsancties die de werkgever in zijn onderneming wenst toe te passen, moeten in het arbeidsreglement vermeld zijn. Indien het arbeidsreglement niet in tuchtsancties voorziet, is het voor de werkgever dus niet mogelijk om ook maar een sanctie op te leggen. Tuchtsancties kunnen ook enkel opgeheven worden indien het arbeidsreglement in die zin gewijzigd wordt.
Dat het arbeidsreglement in alle sancties moet voorzien, betekent daarom niet noodzakelijkerwijs dat aan een bepaalde tekortkoming een vaste straf gekoppeld is. Een zelfde tekortkoming kan aanleiding geven tot de toepassing van verschillende sancties. De zwaarte van de straf kan immers variëren naargelang er verzwarende dan wel verzachtende omstandigheden zijn, of naargelang het om een eerste tekortkoming dan wel om een herhaling gaat.
Indien het arbeidsreglement boetes als sanctie invoert, moet het ook melding maken van het bedrag en de bestemming ervan. Bovendien moet het arbeidsreglement ook vermelden welke tekortkomingen erdoor gesanctioneerd worden.
Tenslotte moet er worden voorzien in een beroepsmogelijkheid voor de werknemers die opmerkingen over de straffen die hen betekend werden, willen maken of die deze straffen betwisten.
Tekortkomingen die tot de toepassing van een tuchtsanctie kunnen leiden
De disciplinaire fout wordt niet door de wet gedefinieerd. Daarom is het belangrijk dat het arbeidsreglement voorziet in een voldoende nauwkeurige definitie van de feiten en nalatigheden die voor de werknemer tot een tuchtsanctie kunnen leiden.
Dit betekent daarom niet dat alle fouten exhaustief opgesomd moeten worden. Zo is het mogelijk om aan de lijst de vermelding toe te voegen dat elke tekortkoming aan de verplichtingen op grond van het arbeidscontract of van het arbeidsreglement aanleiding kan geven tot de toepassing van een tuchtsanctie.
De wet heeft daarentegen wel voorzien in specifieke regels met betrekking tot psychosociale risico’s op het werk en namelijk geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Die tekortkomingen moeten expliciet in het arbeidsreglement opgenomen worden.
Maatregelen inzake bekendmaking
Aangezien de werkgever enkel die sancties waarin het arbeidsreglement voorziet, mag toepassen, dient er op toegezien te worden dat dit arbeidsreglement aan de werknemers van de onderneming tegengeworpen kan worden.
Om dit te bereiken, moet de werkgever de maatregelen inzake bekendmaking van het arbeidsreglement naleven. Zo moeten de werknemers een afschrift van het arbeidsreglement ontvangen hebben en moet het arbeidsreglement ook naar het Toezicht op de sociale wetten gestuurd zijn. De werkgever moet eveneens een afschrift van het arbeidsreglement bijhouden op iedere plaats waar hij werknemers tewerkstelt. Tenslotte moet het bericht met opgave van de plaats waar het arbeidsreglement geraadpleegd kan worden op een zichtbare en toegankelijke plaats aangeplakt worden.