Als je de elektriciteitskosten apart wilt terugbetalen, moet je dat doen op basis van de werkelijke kosten. De fiscus aanvaardt hiervoor geen forfaitaire terugbetalingen. Het elektriciteitsverbruik moet dan in drie categorieën worden opgesplitst: beroepsverplaatsingen, verplaatsingen woon-werkverkeer en privéverplaatsingen (zie "Wat als de werkgever de elektriciteitskosten van de werknemer terugbetaalt?").
Deze oplossing wordt echter niet aanbevolen omdat ze een aanzienlijke administratieve last met zich meebrengt. De werknemer moet dan een logboek van al zijn verplaatsingen bijhouden om ze correct te kunnen uitsplitsen.
In een beslissing uit 2018 was de Dienst voorafgaande beslissingen (DVB) van mening dat de toekenning van een forfaitaire vergoeding voor oplaadkosten in bepaalde specifieke omstandigheden moet worden beschouwd als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. Deze vergoeding is dan vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en van belasting.
In casu ging het echter om een tijdelijke oplossing, in afwachting van de installatie van een oplaadinfrastructuur bij de werknemer thuis.
De DVB aanvaardde toen dat de werkgever zich baseerde op de gemiddelde marktprijs (gemiddelde kosten van een kWh elektriciteit voor huishoudelijke verbruikers inclusief btw). Deze gemiddelde prijs is onder meer te vinden op de website van de CREG.
We mogen echter niet vergeten dat beslissingen van de DVB alleen bindend zijn tussen de partijen bij de ruling. Daarom kan je het beste een rulingaanvraag indienen als je van plan bent een forfaitaire vergoeding toe te kennen.
Anders moet je nog steeds de kosten in drie categorieën verdelen, zoals hierboven uitgelegd.