Checklist met te verstrekken gegevens

Voornaamste aspecten van de arbeidsrelatie

Je moet informatie verstrekken over de voornaamste aspecten van de arbeidsrelatie. Het gaat om de volgende informatie:

• De identiteit van de partijen
• De plaats van het werk
• De hoofdzakelijk uitgeoefende functie en de titel, rang, hoedanigheid of categorie van de arbeid
• De aanvangsdatum van de arbeidsrelatie
• Als het een relatie met een bepaalde duur betreft: de einddatum of de voorziene duur
• De bezoldiging en de bestanddelen
• De duur en nadere regels betreffende de proeftijd
• De gegevens naargelang de werknemer een vast of variabel uurrooster heeft.

Plaats van het werk

Als de werknemer geen vaste plaats van tewerkstelling heeft, vermeld je dat hij zijn werk op verschillende plaatsen moet verrichten of die plaats zelf mag kiezen. Je moet hem ook informatie verstrekken over de eventuele verplaatsingsregels tussen de diverse werkplekken (of de verwijzing naar het arbeidsreglement) en jouw maatschappelijke zetel of woonplaats opgeven.

Functie

De functie wordt omschreven in de arbeidsovereenkomst en de aanvullende vermeldingen worden opgenomen in de individuele rekening. Als de elementen die we in onze checklist opgenomen hebben niet volstaan om het loon van jouw werknemer te bepalen, moet je er ook de beknopte kenmerken of omschrijving van de arbeid aan toevoegen.

Bezoldiging

Vermeld het aanvankelijke basisbedrag en de overige bestanddelen van de bezoldiging. Vermeld ook de  extralegale socialezekerheidsvoordelen die je jouw werknemer aanbiedt en de wijze en tijdstippen waarop je het loon uitbetaalt (of de verwijzing naar de bepalingen die dit regelen).

Deze vermeldingen staan in de arbeidsovereenkomst, de loonafrekening of de individuele rekening.

Vast uurrooster

Bij een vast uurrooster preciseer je de aanvang en het einde van de regelmatige werkdag, het tijdstip en de duur van de rusttijden en de regelmatige onderbrekingen van het werk of de verwijzing naar de toepasbare werkuren in het arbeidsreglement.

Vermeld ook:

• De regelingen in verband met het presteren van overuren en meeruren, het loon daarvoor en de andere rechten die verbonden zijn met het presteren van deze uren, of de verwijzing naar de bepalingen die deze punten regelen
• Indien nodig, de regelingen in verband met dienstwisselingen of de verwijzing naar deze regelingen in het arbeidsreglement
• Als het van toepassing is: de aanvang van de cyclus.

Variabel uurrooster

Bij een variabel uurrooster vermeld je:

• Dat het uurrooster variabel is
• De regeling in verband met het presteren van overuren en meeruren, het loon daarvoor en de andere rechten die verbonden zijn met het presteren van die uren
• Het dagelijks tijdvak waarbinnen arbeidsprestaties vastgelegd kunnen worden en de dagen van de week waarop arbeidsprestaties vastgelegd kunnen worden (of de verwijzing naar het arbeidsreglement hiervoor)
• De wijze waarop en de termijn waarbinnen de werknemer via een bericht in kennis gesteld wordt van zijn werkrooster of de verwijzing naar het arbeidsreglement hiervoor

Om jouw werknemers te informeren, kan je kiezen tussen de arbeidsovereenkomst of één dan wel meerdere andere documenten. 

Werknemers waarvoor geen arbeidsreglement moet opgemaakt worden

Om jouw administratieve last zo klein mogelijk te houden, moeten een aantal inlichtingen van collectieve aard voortaan in het arbeidsreglement opgenomen worden. Voor werknemers die niet vallen onder het toepassingsgebied van de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen, kunnen deze inlichtingen niet op die manier worden meegedeeld.

Deze werknemers moeten deze informatie dus samen met de individuele inlichtingen die op hen betrekking hebben krijgen, d.w.z. via de arbeidsovereenkomst zelf of andere documenten.

Indien er voor een werknemer geen arbeidsreglement moet opgemaakt worden, moet je dus de bovenstaande informatie binnen een termijn van een maand vanaf de aanvang van de arbeidsrelatie (eerste dag van de normaal voorziene tewerkstelling) aanvullen met de volgende elementen:

• 1° Het door de werkgever aangeboden recht op opleiding of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen of collectieve arbeidsovereenkomsten die dit recht regelen
• 2° De duur van de jaarlijkse vakantie evenals de nadere regelen voor toekenning van deze vakantie of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen terzake
• 3° De procedure, met inbegrip van de formele vereisten en de opzegtermijnen, die de werkgever en de werknemer in acht moeten nemen indien de arbeidsrelatie wordt beëindigd, en ook de termijn waarbinnen tegen ontslag in beroep kan worden gegaan of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen die deze punten regelen
• 4° De vermelding van de collectieve arbeidsovereenkomsten en/of collectieve akkoorden gesloten in de onderneming en die van toepassing zijn op de werkomstandigheden en, wat betreft de collectieve arbeidsovereenkomsten die buiten de onderneming zijn gesloten, de vermelding van het bevoegde paritair orgaan waarin deze zijn gesloten
• 5° De sociale zekerheidsinstelling die de sociale bijdragen in het kader van de arbeidsrelatie ontvangt (RSZ)

Werknemers in het buitenland voor meer dan vier opeenvolgende weken

Wanneer de werknemer in een ander land langer dan vier opeenvolgende weken moet werken, moet je voor het vertrek van de werknemer naar het buitenland het document of de documenten die hierboven vermeld worden bezorgen, en de informatie in dit document of deze documenten aanvullen met de volgende elementen:  

• 1° Het land of de landen waar het werk in het buitenland moet worden verricht en de verwachte duur ervan
• 2° De munteenheid waarin het loon wordt uitbetaald
• 3° In voorkomend geval, de voordelen in geld of in natura die aan de werkopdrachten verbonden zijn
• 4° Informatie over de vraag of de terugkeer van de werknemer geregeld is, en zo ja, de wijze waarop de terugkeer geregeld is

Binnen de EU gedetacheerde werknemer: bijkomende informatie

Indien de werknemer wordt gedetacheerd naar een EU-lidstaat [1], moet je voor het vertrek van de werknemer naar het buitenland de informatie aanvullen met de volgende elementen:  

• 1° Het loon waarop de werknemer recht heeft volgens het toepasselijke geldende recht van de ontvangende lidstaat of de verwijzing naar de wettelijke of reglementaire bepalingen of collectieve arbeidsovereenkomsten die dit regelen
• 2° In voorkomend geval, alle toeslagen in verband met de detachering en alle regelingen voor de vergoeding van reis-, verblijf- en maaltijdkosten
• 3° De link naar de door de ontvangende lidstaat ontwikkelde enige officiële nationale website die informatie verstrekt over de basisarbeidsvoorwaarden die conform de regels in de ontvangende lidstaat worden toegepast [2]

[1] In de zin van artikel 2 van de Richtlijn 96/71/EG van het Europees Parlement en de Raad van 16 december 1996 betreffende de terbeschikkingstelling van werknemers met het oog op het verrichten van diensten.

[2] Uit hoofde van artikel 5, lid 2, van Richtlijn 2014/67/EU van het Europees Parlement en de Raad van 15 mei 2014 inzake de handhaving van Richtlijn 96/71/EG betreffende de terbeschikkingstelling van werknemers met het oog op het verrichten van diensten en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 1024/2012 betreffende de administratieve samenwerking via het Informatiesysteem interne markt ("de IMI-verordening").