Première phase de la procédure : établissement
Plan d'octroi et modèle obligatoire d'acte d'adhésion
L'employeur établit un projet de plan d'octroi du bonus salarial, qu'il doit intégrer dans le modèle obligatoire d'acte d'adhésion. Il remet ce document à chaque travailleur concerné.
L'acte d'adhésion doit contenir obligatoirement les mentions suivantes :
- Le numéro d'identification de l'entreprise
- Le nom de l'entreprise
- L'adresse de l'entreprise
- Les nom et prénom de la personne qui représente l'employeur ainsi que sa qualité
- Le numéro de la commission paritaire compétente pour les travailleurs concernés. Le SPF précise à cet égard que seule la numérotation des (sous)-commissions paritaires reprise dans la liste officielle est prise en compte. D’autres sous-numéros ne sont pas admis.
- Le nombre exact de travailleurs concernés au moment de l’établissement du plan
- La mention s'il existe ou s'il n'existe pas de délégation syndicale pour les travailleurs concernés (s'il y a une délégation syndicale, le plan doit être introduit par le biais d'une CCT) ;
- Le cas échéant, l'indication qu'il y a eu conversion d'un système existant d'avantages liés aux résultats et que le système converti est annexé à l'acte d'adhésion
- La déclaration sur l'honneur de l'employeur que des observations ont été formulées au registre des observations ou qu'aucune observation n'a été formulée et que le registre a été adressé au Contrôle des lois sociales. Si des observations ont été formulées, l'employeur déclare sur l'honneur que les points de vue divergents ont ou n'ont pas été conciliés.
- Le cas échéant, l'indication qu'il existe ou non un plan de prévention dans l'entreprise. Cette rubrique doit uniquement être remplie si des objectifs concernant la réduction des accidents du travail ou la réduction des jours d'absence ont été fixés.
- La durée de validité de l'acte d'adhésion avec la date d’entrée en vigueur et notification que l’acte a une durée déterminée (éventuellement avec une clause de dénonciation) ou qu’elle est pour une durée indéterminée une clause de dénonciation (uniquement quand l’acte d’adhésion est valable pour une durée indéterminée ou pour une durée déterminée avec une clause de reconduction)
- Le plan relatif à l'octroi d'un bonus salarial
- La date à laquelle l'acte d'adhésion a été signé ainsi que le lieu de signature
- La signature de la personne ou des personnes habilitées. Le SPF a fait savoir que seuls les actes d’adhésion signés (de préférence, pas à l’encre noire) sont acceptés. Une signature par ordre (p.o.) n’est pas admise: soit c’est la personne dont le nom est mentionné qui signe, soit la personne qui signe mentionne son nom et sa fonction. Des copies en couleurs ou des modèles non signés ne sont pas acceptés.
Tous les champs et rubriques doivent être complétés. A défaut, l'acte d'adhésion ne sera pas accepté.
Registre des observations
Pendant un délai de quinze jours prenant cours le jour de la remise de l'acte d'adhésion contenant le plan d'octroi, l'employeur tient à la disposition des travailleurs un registre où ceux-ci peuvent consigner leurs observations. Les travailleurs qui préfèrent garder l'anonymat peuvent adresser leurs observations au fonctionnaire chargé du Contrôle des lois sociales, par écrit dûment signé.
Après l'expiration de ce délai de 15 jours, l'employeur adresse le registre ainsi que le plan pour l'octroi du bonus salarial [1] au fonctionnaire précité. Depuis le 6 février 2023, le registre des observations ne doit plus être transmis si aucune observation n'a été formulée. Le fonctionnaire du Contrôle des lois sociales ne doit pas accuser réception de ce registre.
S'il n'y a pas d'observations, la procédure d'établissement est censée être clôturée le quinzième jour suivant celui de la remise de projet de texte aux travailleurs concernés. L'employeur doit déclarer sur l'honneur, dans l'acte d'adhésion, qu'aucune observation n'a été formulée ou que des remarques ont été consignées mais que les points de vue divergents ont été conciliés.
Si des observations ont été notifiées au fonctionnaire compétent ou si le registre contient des observations, ce fonctionnaire les fera connaître dans les quatre jours à l'employeur, qui les portera à la connaissance des travailleurs concernés. Le greffe de la Direction générale des Relations Collectives de travail du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (DG Relations Collectives) est également informé.
Le fonctionnaire du Contrôle des lois sociales tentera de concilier les points de vue divergents dans un délai de trente jours. S'il y parvient, la procédure d'établissement de l'acte d'adhésion est clôturée le huitième jour suivant celui de la conciliation.
S'il n'y parvient pas, ce fonctionnaire transmet immédiatement une copie du procès-verbal de non-conciliation au président de la commission paritaire compétente. Si la commission paritaire ne fonctionne pas pour un secteur déterminé, l'affaire sera soumise au Conseil national du travail qui désignera une commission paritaire qui sera chargée de se prononcer sur l'affaire.
Après une ultime tentative de conciliation au cours de sa plus prochaine réunion, la commission paritaire tranche le litige. La décision de la commission paritaire est notifiée dans les huit jours de son prononcé à l'employeur.
Deuxième phase de la procédure : contrôle
Dépôt au greffe
Dès que la première phase de la procédure d'établissement est clôturée, l'acte d'adhésion contenant le plan d'octroi (original, et non une copie) est déposé par l'employeur au greffe de la DG Relations Collectives. Si le greffe constate que la procédure d'établissement n'a pas été suivie, le dépôt n'est pas recevable.
Le modèle doit normalement être soumis par voie électronique via le site web www.plansbonus.be. Securex peut soumettre le plan pour vous. Pour cela, veuillez contacter votre Legal Advisor Securex.
Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas soumettre le plan par voie électronique, le SPF acceptera exceptionnellement que vous soumettiez le plan en personne. Vous pouvez ensuite envoyer l'acte (par courrier recommandé) ou le remettre en mains propres les jours ouvrables de 9 à 12 heures et de 14 à 16 heures. Veuillez noter que l'acte doit être déposé au greffe avant qu'un tiers de la période de référence au cours de laquelle les objectifs doivent être atteints ne se soit écoulé. Veuillez noter que c'est la date de réception qui est prise en compte, et non la date d'envoi.
Veillez à ce que l'acte soit déposé au greffe avant l’expiration d’un tiers de la période de référence durant laquelle les objectifs doivent être atteints. Attention: c’est la date de réception qui est prise en compte, et non la date d’envoi de l’acte.
Information des travailleurs
Au même moment, l'employeur fait savoir aux travailleurs par voie d'affichage qu'un acte d'adhésion relatif au bonus salarial a été déposé au greffe et que l'acte a été transmis à la commission paritaire. Cette information est donnée à tous les travailleurs, et pas uniquement aux travailleurs concernés. Le contenu du plan ne doit toutefois pas être mentionné.
Contrôles de forme et marginal
Après le dépôt, le greffe transmet le document à la commission paritaire pour qu'elle effectue un contrôle de forme et un contrôle marginal.
Ce contrôle est effectué dans les deux mois de la réception. La décision de la commission paritaire n'est valable que lorsqu'elle a recueilli 75 % au moins des suffrages exprimé par chacune des parties. Trois scenarios peuvent se présenter :
- La commission paritaire prend une décision positive. Dans ce cas, l'acte d'adhésion contenant le plan d'octroi est approuvé. Le greffe notifie immédiatement cette décision à l'employeur et au fonctionnaire compétent de la DG Relations Collectives.
- La commission paritaire prend une décision négative. Dans ce cas, le greffe reçoit un avis motivant les manquements de l'acte d'adhésion contenant le plan d'octroi. Le greffe notifie immédiatement cette décision à l'employeur et au fonctionnaire compétent de la DG Relations Collectives.
- La commission paritaire décide de ne pas décider. Cette décision, ainsi que les remarques éventuelles des organisations siégeant au sein de la commission paritaire, sont transmises au greffe qui informe immédiatement le Directeur Général de la DG Relations Collectives. Cette procédure permet d'assurer un traitement plus rapide du dossier.
A défaut de décision dans les deux mois ou si la commission paritaire décide de ne pas décider dans le dossier qui lui a été soumis, le directeur général de la DG Relations Collectives effectue le contrôle de forme et le contrôle marginal [2]. Il dispose d'un mois pour le faire. Si la décision est positive, l'acte d'adhésion et le plan d'octroi sont approuvés. Si elle est négative, elle doit mentionner avec précision quels sont les manquements de l'acte d'adhésion contenant le plan d'octroi. La décision est communiquée à l'employeur et à la commission paritaire, le cas échéant accompagnée d'un avis motivant les manquements de l'acte d'adhésion ou du plan d'octroi.
L'employeur peut remédier à des manquements ponctuels mentionnés dans la motivation de la décision. Pour ce faire, il doit envoyer à la DG Relations collectives de travail un acte d'adhésion corrigé contenant le plan d'octroi, et ce dans un délai d'un mois à partir de la notification de la décision.
Le Directeur général de la DG Relations Collectives dispose alors d'un mois pour prendre une décision définitive. Celle-ci est communiquée à l'employeur et à la commission paritaire compétente.
Lorsque ce fonctionnaire ne décide pas dans les délai qui lui sont impartis, sa décision est réputée positive.
Troisième phase de la procédure : information
Après la fin de la procédure de contrôle, l'employeur doit informer les travailleurs concernés sur le fait que :
- Le plan d'octroi qui leur a été soumis au début de la procédure d'établissement a été approuvé sans modification
- Ou que le plan d'octroi a subi des modifications pendant la procédure d'établissement et de contrôle, et sur les conséquences de ces modifications. L'employeur remet dans ce cas le plan modifié aux travailleurs.
- Ou que le plan a été rejeté
Vade mecum du SPF
Vous trouvez sur le site du SPF Emploi et Travail des explications détaillées sur le contenu du plan d'octroi du bonus salarial.
Rédaction et dépôt électroniques de l’acte d’adhésion
L’employeur peut introduire électroniquement un acte d’adhésion auprès du Greffe de la DG Relations Collectives.
Attention : la procédure d’établissement reste entièrement d’application, c’est-à-dire que les conditions figurant sous cette question relative au déroulement de la procédure d'introduction par voie d'acte d'adhésion restent applicables.
Par ailleurs, l’utilisation de la plateforme électronique est une possibilité et non une obligation. L’introduction par dépôt postal reste donc d’application, et les deux systèmes de dépôt coexistent.
Concrètement, l’employeur ou son mandataire peut introduire un plan bonus en ligne via le site www.plansbonus.be.
L’accès au site internet se fait via :
- La carte d’identité électronique (eID)
- Ou Itsme
- Ou un code unique via application mobile
Chaque communication relative au dossier bonus (notifications, décisions, …) se fait via e-mail.
Vous trouvez sur le site du SPF Emploi et Travail un manuel contenant toutes les informations pratiques sur la rédaction et le dépôt électroniques d’un acte d’adhésion.
[1] Il n'est pas nécessaire, à ce stade, d'envoyer l'acte d'adhésion. Celui-ci devra par ailleurs être envoyé au greffe de la DG relations collectives de travail, et non au Contrôle des lois sociales compétent.
[2] En cas d'empêchement ou de vacance du poste de ce fonctionnaire, il est remplacé par le conseiller général de la Division de la concertation sectorielle de la même Direction générale. En cas d'empêchement ou de vacance du poste de ce dernier, celui-ci est remplacé par un conseiller de la Division de la concertation sectorielle de la même Direction générale.