Habituellement, c'est une convention collective qui détermine les conditions d'octroi de la prime (par exemple,l'ancienneté requise), son montant, le moment de son paiement, le droit éventuel à un prorata en cas de démission ou de licenciement avant le paiement de la prime. L'employeur soucieux de connaître ses obligations doit donc en tout premier lieu s'interroger sur l'existence d'une telle convention et sur ses modalités d'application.
Octroi par CCT
Si l'octroi de la prime de fin d'année est réglé par une CCT conclue au sein de la commission paritaire (ou de la sous-commission paritaire), deux cas peuvent se présenter :
- La CCT est rendue obligatoire par arrêté royal : l'employeur est tenu par son contenu et s'expose à des sanctions pénales s'il n'en respecte pas les termes
- La CCT n'est pas rendue obligatoire par arrêté royal : s'il est membre de l'organisation patronale signataire de la convention, l'employeur est automatiquement lié ; s'il n'est pas membre de cette dernière, la convention le lie de manière supplétive, c.-à-d. qu'il ne peut s'en écarter ou y déroger que de manière expresse, par écrit, dans le contrat individuel
Notons que la majorité des conventions sectorielles sont conclues pour une durée indéterminée ou pour une durée déterminée avec clause de tacite reconduction.
Si l'employeur a conclu une CCT d'entreprise, il est évidemment tenu d'en respecter les termes dès la signature.
Octroi par règlement de travail ou convention individuelle
A défaut de CCT, il se peut que le droit à une prime de fin d'année soit expressément prévu dans le règlement de travail ou le contrat de travail individuel. Il est alors conseillé d'y régler toutes les modalités d'octroi de cette prime. A défaut, on considère que l'employé aura droit, dans n'importe quel cas de figure, à un prorata de prime suivant ses prestations de l'année (qu'il démissionne ou qu'il soit licencié, sans condition d'ancienneté, etc.).
Si une CCT existe déjà mais que le règlement de travail ou le contrat individuel règle les modalités d'octroi de la prime, ce dernier ne sortira ses effets que s'il présente des dispositions plus avantageuses pour le travailleur.
Octroi en vertu d'un usage
A supposer qu'il n'existe aucune CCT au niveau sectoriel ou de l'entreprise et que le règlement de travail ou le contrat individuel ne prévoit rien en la matière, il est toutefois possible qu'une prime de fin d'année soit due en vertu d'un usage ou d'un droit acquis. Trois conditions doivent alors être réunies simultanément pour qu'un usage soit reconnu dans l'entreprise ou que le travailleur puisse se prévaloir d'un droit acquis :
- La permanence : il faut que l'avantage ait été octroyé pendant une période suffisamment longue, ce qui est une question de fait
- La fixité : la base servant au calcul de l'avantage doit être constante
- La généralité : l'avantage doit être octroyé à tous les travailleurs d'une même catégorie
La rédaction, dès le premier paiement, d'une clause selon laquelle la prime constitue une libéralité et n'engage pas l'employeur pour l'avenir est conseillée. Elle n'empêchera cependant pas la formation d'un usage si les éléments mentionnés ci-dessus sont réunis.