La Direction de la Promotion de l’Emploi du Service public de Wallonie (SPW) gère les demandes et les octrois de la subvention SESAM. Le Forem, quant à lui, assure le paiement mensuel des subventions aux entreprises.
Procédure auprès du SPW pour ouvrir le droit à l'incitant financier
Demande de l'employeur à l'aide du formulaire ad hoc
L’employeur doit adresser une demande à la Direction de la Promotion de l’Emploi du Département de l’Emploi et de la Formation professionnelle de la Direction générale opérationnelle de l’Économie, de l’Emploi et de la Recherche du Service public de Wallonie, et ce par voie électronique (ou papier) au moyen du formulaire mis à la disposition des entreprises à cet effet.
Les formulaires électroniques de demande de subside SESAM sont gérés via la plateforme "Mon Espace".
L'administration précise qu'avant toute utilisation, "Mon Espace" doit être configuré. Cette action ne doit être réalisée qu’une seule fois. Pour savoir comment configurer "Mon Espace", consultez le centre d’aide du site "Mon Espace".
A défaut, l’entreprise peut introduire sa demande sous format papier (à obtenir via la plateforme "Mon espace") et la transmettre à l’administration par tout envoi ayant date certaine.
Test en ligne "Etes-vous une PME"
L’employeur doit également remplir en ligne le test "Etes-vous une PME". Le résultat de ce test sera obligatoirement et, dans tous les cas de figure, annexé (sous la forme d’un fichier pdf) au formulaire de demande de subvention.
Traitement du dossier par l'administration
L’administration accuse réception de la demande dans les 10 jours de la réception de celle-ci.
Si la demande est incomplète, l’administration en avise dans le même délai le demandeur qui dispose d’un délai de 30 jours pour transmettre les documents ou informations demandés. À défaut, l’administration informe le demandeur qu’elle classe sa demande sans suite. L'employeur peut, sur demande motivée, solliciter une prolongation du délai pour fournir les documents complémentaires.
Afin d’accélérer le traitement et rendre les échanges avec l’employeur plus fluides, l’accusé de réception complet et l’éventuelle demande de renseignements complémentaires précités sont envoyés de façon digitale par e-mail [1].
Lorsque la demande est complète, l’administration vérifie la recevabilité de celle-ci. Pour être déclarée recevable, la demande doit répondre aux conditions d’accès (voyez nos réponses aux questions : "Quels sont les employeurs concernés ?" et "Pour quels travailleurs ?"). Elle ne doit par ailleurs pas conduire à un dépassement des montants prévus par le règlement européen relatif aux aides de minimis.
En cas d’irrecevabilité, l’administration en informe l’entreprise et classe la demande sans suite, et ce, dans un délai de 10 jours à dater de la réception de la demande complète.
Lorsque la demande est déclarée recevable, l’administration instruit la demande et transmet au ministre le dossier complet ainsi qu’une proposition de décision dûment motivée dans les 25 jours de la réception de la demande complète.
Décision du ministre en charge de l'Emploi
Le ministre prend une décision motivée d’octroi ou de refus dans les 10 jours qui suivent la réception du dossier complet envoyé par l’administration.
Notification de la décision
L’administration est chargée, dans un délai de 5 jours à dater de la réception de la décision ministérielle, de notifier cette décision à l’employeur par tout moyen conférant date certaine à l’envoi. Elle en avertit par ailleurs le FOREM par voie électronique.
Attention, les délais sont calculés en jours francs avec les particularités et précisions suivantes :
- Le jour de l'acte qui est le point de départ du délai n'y est pas compris
- Le jour de l'échéance est compté dans le délai
- Lorsque ce jour est un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, le jour de l'échéance est reporté au jour ouvrable le plus proche
- Les mois de juillet et août ne sont pas pris en compte dans le calcul des délais de procédure d’engagement (donc ces mêmes mois sont par contre bien pris en compte dans le calcul des délais de la procédure d’octroi)
Procédure auprès du Forem pour obtenir le versement trimestriel de l'incitant financier
L'employeur doit faire parvenir les documents dont le modèle établi par le FOREM copie du contrat ou de tout avenant au contrat au service SESAM du Forem par courriel (sesam.declaration@forem.be), par fax (071/70.07.38) ou par courrier (Forem – Service SESAM, Boulevard Tirou 104 – 6000 Charleroi), idéalement dans un délai de 15 jours après le début du contrat.
Parallèlement au contrat de travail, il doit remplir la fiche signalétique relative à chaque travailleur engagé et la transmettre au service SESAM du Forem, et ce également dans un délai de 15 jours après le début du contrat.
Il envoie par ailleurs la déclaration sur l’honneur du demandeur d’emploi qu’il engage par laquelle il confirme :
- Son inscription soit comme demandeur d’emploi inoccupé auprès du FOREM, soit comme travailleur en préavis suite à une restructuration d’entreprise, accompagné, si besoin, d’une attestation du FOREM qui prouve qu’il a été accompagné individuellement et qu’il est resté inscrit comme demandeur d’emploi dans les six mois après la fin de l’accompagnement
- Le niveau de son diplôme le plus élevé
- Le cas échéant, son inscription comme travailleur handicapé auprès de l’AVIQ
L'employeur doit par ailleurs introduire trimestriellement la fiche "taux d’occupation" pour chaque travailleur. Ce document est à transmettre impérativement au Forem pour les 15 octobre, 15 janvier, 15 avril et 15 juillet de chaque année de la décision (c'est-à-dire avant le 15e jour après la fin du trimestre pour lequel la tranche est liquidée).
A chaque trimestre, via la fiche "taux d’occupation", l'employeur s'engage à certifier sur l’honneur que la situation qui a prévalu lors de son inscription dans le dispositif SESAM est demeurée identique ou a été modifiée. Par ailleurs, il doit informer le Service public de Wallonie des modifications apportées à sa situation.
[1] Aux adresses mails renseignées dans le formulaire de demande.