Etablir un règlement de travail suppose le respect d'une procédure qui diverge quelque peu selon que l'entreprise a ou n'a pas de conseil d'entreprise.
S'il n'y a pas de conseil d'entreprise, les étapes de cette procédure sont les suivantes:
- L'employeur établit le projet de règlement de travail et le porte à la connaissance des travailleurs par voie d'affichage. Il en donne copie à tout travailleur qui en fait la demande.
- Durant quinze jours à partir du jour de l'affichage, l'employeur tient à la disposition des travailleurs un registre dans lequel ceux-ci peuvent consigner leurs observations, soit individuellement, soit à l'intervention d'une délégation du personnel, soit à l'intervention de la délégation syndicale. Les travailleurs ou leurs délégués peuvent également adresser leurs observations au fonctionnaire du Contrôle des lois sociales par écrit dûment signé. Le fonctionnaire est tenu de garantir l'anonymat.
- Passé ce délai, l'employeur adresse le projet de règlement et le registre d'observations au fonctionnaire du Contrôle des lois sociales.
- Si le registre ne contient aucune observation et si aucune observation n'a été faite directement au fonctionnaire, le projet de règlement de travail entre en vigueur le quinzième jour suivant celui de l'affichage.
- Si des observations lui ont été notifiées ou si le registre contient des observations, le fonctionnaire les communique dans les quatre jours à l'employeur qui les porte à la connaissance des travailleurs par voie d'affichage.
- Dans un délai de trente jours, le fonctionnaire tente de concilier les points de vue divergents.
S'il y parvient, le règlement de travail entre en vigueur le huitième jour suivant la conciliation.
S'il n'y parvient pas, le fonctionnaire en informe d'office la commission paritaire en transmettant copie du procès-verbal de non-conciliation. Après une dernière tentative de conciliation, la commission paritaire tranchera. La décision est valable uniquement lorsqu'elle a obtenu 75 % des voix émises par chacune des parties.
- La décision de la commission paritaire est notifiée dans les huit jours de son prononcé à l'employeur.
- Le règlement de travail, éventuellement modifié suite à une décision de la commission paritaire, entre en vigueur quinze jours après la date de la décision, à moins qu'une autre date n'ait été fixée pour l'entrée en vigueur.