Communication aux travailleurs
Afin que le règlement de travail régulièrement établi et mis en vigueur ait force obligatoire à l’égard de chaque travailleur, l’employeur doit respecter les 3 formalités suivantes :
1. Tenir une copie sur le lieu de travail
L'employeur doit tenir une copie du règlement de travail en chacun des lieux où il occupe des travailleurs.
En cas de lieu de travail fixe, cela ne pose pas de problème. La copie devra être conservée sur ce lieu d’occupation.
Par contre, lorsque les travailleurs sont occupés sur des lieux d’occupation différents (par exemple, des chantiers dans le secteur de la construction et de l’électricité), la loi laisse la place à une interprétation large par les services d’inspection. Il en va de même lorsque ces travailleurs sont régulièrement, voire constamment, en déplacement (par exemple, les chauffeurs de taxis ou de camions).
Prenons l’exemple d’un travailleur engagé à temps partiel comme livreur de pizza à mobylette. Les livraisons se font dans un rayon de 3 km du lieu où les pizzas sont préparées. En l’espèce, la loi étant muette quant au critère à prendre en compte pour déterminer le lieu de travail, nous partageons l’avis du SPF Emploi selon lequel il conviendrait de déterminer l’importance du lien de rattachement du travailleur avec le siège d’exploitation.
Pour le livreur de pizza, le lien est quasiment permanent dans la mesure où il passe régulièrement dans les locaux de l’entreprise et que les livraisons se font dans un rayon très étroit (même si le critère de la distance ne semble pas pertinent). La mobylette devrait davantage être considérée comme un outil de travail. La copie pourra donc être conservée au siège d’exploitation.
Par contre, pour un chauffeur-livreur de mazout qui est presque en permanence sur la route, le lien est beaucoup plus ténu, de sorte qu’il conviendrait de conserver la copie dans la cabine du camion. En effet, il conviendrait de considérer celle-ci moins comme un outil de travail qu’un lieu de travail.
2. Afficher un avis
En plus, l'employeur doit afficher dans un lieu apparent et accessible un avis mentionnant l’endroit où le règlement de travail peut être consulté. Chaque travailleur doit en effet pouvoir prendre connaissance en permanence et sans intermédiaire du règlement définitif et de ses modifications dans un endroit facilement accessible.
3. Remettre une copie à chaque travailleur
Enfin, l'employeur doit remettre à chaque travailleur une copie du règlement et de chaque modification apportée à celui-ci.
A défaut, le travailleur n’est pas lié par les dispositions contenues dans le règlement de travail et ce, même si une copie du règlement de travail est disponible sur le lieu de travail.
Vu l’importance de cette formalité et pour éviter tout problème de preuve a posteriori, il est vivement conseillé à l’employeur de faire signer au travailleur un accusé de réception du règlement de travail et de ses modifications.
Remarque : Il est conseillé de remettre au travailleur une copie papier de ce règlement de travail ou des modifications ultérieures et ce, même si le règlement de travail est consultable sous format électronique. En effet, le SPF estime qu'une version électronique est susceptible d'être modifiée par le travailleur et pourrait dès lors ne plus correspondre au document original.
Communication au Contrôle des lois sociales
Dans les huit jours de l’entrée en vigueur du règlement et de ses modifications, l’employeur en transmet copie à l’inspecteur social - chef de direction de la direction régionale du Contrôle des lois sociales dans le ressort de laquelle se trouve son siège social (s’il s’agit d’une personne morale) ou de son lieu d’établissement (s’il s’agit d’une personne physique).
Cette direction régionale accusera réception des documents transmis et le cas échéant procédera à l’enregistrement du règlement de travail en lui attribuant un numéro d’ordre.
Remarque importante pour les entreprises ayant plusieurs sièges d’exploitation
Dans un souci d’information des inspecteurs sociaux compétents pour un siège d’exploitation situé en dehors de la direction régionale où se situe le siège social ou le lieu d’établissement, le Contrôle des lois sociales recommande de faire parvenir également une copie du règlement de travail définitif (c’est-à-dire celui transmis à la direction régionale compétente pour le siège social ou le lieu d’enregistrement et ayant fait l’objet d’un enregistrement de sa part) à la direction régionale compétente pour ledit siège d’exploitation.
Communication en ligne
Le règlement de travail (ou sa modification) doit être introduit en ligne sur le site: https://www.reglementdetravail.belgique.be.
L’accès se fait via la carte d’identité électronique (eID) ou via Itsme. L’employeur peut charger électroniquement son règlement de travail (ou sa modification) et les pièces jointes en format pdf.
L’application permet également au Contrôle des lois sociales de démarrer une procédure de conciliation en cas de désaccord dans le cadre de la procédure d’établissement ou de modification du règlement de travail.
Les documents introduits de manière électronique sont immédiatement et automatiquement transférés aux applications internes de l'administration. L’employeur reçoit donc plus rapidement qu’auparavant l’accusé de réception attestant qu’il a bien rempli son obligation de communiquer une copie de son règlement de travail ou de sa modification.
Le dépôt papier reste possible uniquement lorsque des problèmes techniques rendent impossible le dépôt en ligne.
Communication d’une copie au président de la commission paritaire
Dans le même délai, l’employeur transmet une copie du règlement de travail et de ses modifications au président de la commission paritaire dont il ressort si l’entreprise n’a pas de délégation syndicale et fait application de la flexibilité du temps de travail et de l’annualisation de la durée du travail.