La personne de confiance assiste l'employeur, les membres de la ligne hiérarchique et les travailleurs dans le but de garantir l'application de toutes les mesures 'psychosociales'.
Tâches de la personne de confiance
La personne de confiance est chargée des tâches suivantes :
- Dans le cadre de l'analyse des risques : participer à l'élaboration des procédures à suivre par le travailleur qui déclare être victime d'un risque psychosocial. Elle pourra par exemple informer les travailleurs sur la réalisation d’une telle analyse, organiser les réunions...;
- Se concerter régulièrement avec le conseiller en prévention aspects psychosociaux. Ils ont le droit et même l’obligation d’entretenir tous les contacts utiles à l’accomplissement de leurs missions. ;
- En vue de l'évaluation des mesures de prévention, transmettre par écrit au moins une fois par an au conseiller en prévention aspects psychosociaux les données des incidents qui se sont répétés qu'elle a traités ;
- Conseiller et accueillir les personnes qui introduisent une demande d'intervention psychosociale informelle et participer de manière informelle à la recherche d'une solution. Cela signifie que :
- Il n’est pas possible d’introduire une demande d’intervention psychosociale formelle auprès de la personne de confiance. Il faut s’adresser directement au conseiller en prévention aspects psychosociaux;
- La personne de confiance ne peut pas participer au traitement d’une demande formelle. Si le travailleur est d’accord, elle reçoit par contre l’avis du conseiller en prévention aspects psychosociaux rédigé suite à l’introduction de la demande formelle pour les situations dans lesquelles elle est intervenue préalablement au niveau informel
- Fournir au conseiller en prévention du service interne les données nécessaires pour rédiger le rapport annuel du service interne ;
- Le cas échéant, elle tient le registre des faits de tiers et participe à l’élaboration concrète de la procédure interne
Participation aux réunions du Comité
Lorsque l’ordre du jour du Comité contient un point relatif à la prévention des risques psychosociaux, la personne de confiance doit être convoquée à la réunion et y participe avec voix consultative. Ce sera par exemple le cas lors des discussions sur les procédures ou sur les résultats de l’analyse des risques et l’évaluation des mesures de prévention ou lors des discussions au Comité sur le traitement d’une demande d’intervention psychosociale formelle à caractère principalement collectif.
Si plusieurs personnes de confiance ont été désignées, elles ne doivent pas obligatoirement toutes participer à toutes les réunions du Comité. Il faut cependant prévoir une procédure pour que l’information découlant de ces réunions leur soit effectivement transmise.
Les modalités particulières relatives à la participation des personnes de confiance aux réunions du Comité sont déterminées par l’employeur et pourraient faire l’objet d’un point spécifique au règlement d’ordre intérieur du Comité.
Autonomie
La personne de confiance exerce sa fonction en toute autonomie. Elle agit donc seule dans les situations qu’elle traite sans recevoir d’ordre de quiconque.
Lorsqu’elle agit dans sa fonction de personne de confiance, elle est rattachée fonctionnellement au service interne de prévention et de protection au travail. Cela signifie qu’elle fait partie de ce service dans l’exercice de ses missions de personne de confiance.
La direction du service interne ne peut toutefois pas lui donner des ordres quant à l’exercice de ses missions, elle n'a pas accès aux données individuelles des situations que la personne de confiance traite. Le rôle de la direction du service interne sera limité à l’organisation de la gestion du service (par exemple: l’organisation de l’utilisation des locaux, le remboursement des frais occasionnés par la fonction…).
Dans le cadre de sa fonction de personne de confiance, elle ne peut pas non plus recevoir d’ordre de ses supérieurs hiérarchiques qui conservent leur pouvoir de commandement uniquement pour la fonction que cette personne exerce habituellement, à côté de sa fonction de personne de confiance.
De plus, elle a accès directement à la personne chargée de la gestion journalière de l’entreprise ou de l’institution.
Conditions
Pour accomplir en tout temps ses missions de manière complète et efficace, la personne de confiance :
- Dispose du temps nécessaire à l'exercice de ses missions ;
- Dispose d'un local adéquat pour exercer ses missions en toute confidentialité ;
- A le droit, si besoin, de faire appel au conseiller en prévention aspects psychosociaux pour l'accomplissement de ses missions et en tout cas lorsque la demande d'intervention concerne l'employeur lui-même ou un membre de la ligne hiérarchique et que cette intervention peut compromettre son autonomie ou qu'elle peut lui porter préjudice.
L'employeur donne les informations pertinentes à la personne de confiance afin de lui permettre d'accomplir efficacement ses missions. Il prend aussi les mesures nécessaires afin qu'aucune personne ne fasse pression d'une quelconque manière, aussi bien directement qu'indirectement, sur la personne de confiance dans l'exercice de sa fonction, notamment en vue d'obtenir de l'information qui est liée ou qui peut être liée à l'exercice de sa fonction.