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Frais propres à l’employeur : mieux comprendre l’obligation de fiche élargie

L’obligation de fiche pour frais propres à l’employeur a été élargie depuis le 1er janvier 2022. Depuis lors, les fiches fiscales doivent également faire mention des indemnités variables octroyées aux travailleurs en remboursement de leurs frais réels à concurrence de leur montant exact.

3 août 2022

Le besoin du fisc d’avoir accès à la politique en matière de remboursement de frais des entreprises et de mieux pouvoir contrôler les doubles remboursements de frais s’est fait plus pressant, entre autres sous l’effet de l’intensification du télétravail. La loi du 27 juin 2021 a créé la base légale en vue d’une obligation de fiche élargie.

La circulaire 2022/C/62, qui donne des précisions sur l’obligation de fiche élargie, a quant à elle été publiée le 29 juin 2022. Cette circulaire illustre également les principes de la loi par quelques exemples.

Rappel: quels sont les frais propres à l’employeur ?

Lorsque vous remboursez des dépenses à vos travailleurs, cette indemnité est exonérée d’impôt à condition que ce montant :

  • Couvre des dépenses que vous devez personnellement supporter en tant qu’employeur (et qui sont donc à votre charge) ;
  • Serve effectivement à rembourser ces dépenses.

Remboursement de l’outillage, certes, mais pas une lampe design coûteuse

La question de savoir si une dépense est à votre charge en tant qu’employeur est souvent une question de fait.

Lorsque des travailleurs engagent des frais pour de l’outillage dont ils ont besoin pour exercer leur fonction, le remboursement de ces frais sera normalement considéré comme un remboursement de frais propres à l’employeur. En tant qu’employeur, vous êtes en effet obligé de prévoir l’outillage nécessaire à l’exécution du travail.

Selon la circulaire, les remboursements suivants ne sont toutefois pas des remboursements de frais propres à l’employeur, de sorte qu’ils sont considérés comme des rémunérations imposables :

  • Le remboursement d’une dépense privée ;
  • Le remboursement de dépenses qui dépassent de manière déraisonnable la nature de frais propres à l’employeur (p. ex., des sièges de bureau très chers, une lampe de bureau design…). Seuls les excès et donc la partie considérée comme « déraisonnable » seront un avantage de toute nature imposable. Un examen au cas par cas s’impose en l’occurrence.

Pas de double remboursement

La circulaire insiste une fois encore sur le fait que les mêmes dépenses ne peuvent pas être remboursées deux fois :

  • Si vous remboursez des frais propres à l’employeur sur la base d’un forfait, vous ne pouvez pas rembourser ces frais une deuxième fois sur la base de justificatifs.
  • Les travailleurs qui, dans leur déclaration à l’impôt des personnes physiques, optent pour la déduction des frais réels doivent déduire une éventuelle indemnité forfaitaire de leurs frais professionnels réels.

Les principes ci-dessus s’appliquent aux travailleurs et aux dirigeants d’entreprise.

Justification des dépenses : obligation de fiche

Les frais propres à l’employeur doivent être repris sur une fiche fiscale (281.10 pour les travailleurs et 281.20 pour les dirigeants d’entreprise), plus précisément dans le cadre « renseignements divers ».

Ce cadre est subdivisé en trois parties :

  • Les indemnités forfaitaires sur la base de normes sérieuses ;
  • Les indemnités forfaitaires en absence de normes sérieuses ;
  • Les indemnités sur la base de justificatifs (p. ex., souches TVA).

À partir de 2022, tous les types de remboursements de frais doivent être mentionnés sur la fiche fiscale à concurrence de leur montant exact. La mention des indemnités variables sur la base de justificatifs est également devenue obligatoire.

Vous trouverez toutes les informations à ce propos dans notre article du 13 décembre 2021.

Qu’entend-on par « normes sérieuses » ?

La circulaire cite quelques exemples d’indemnités sur la base de normes sérieuses :

  • Les indemnités forfaitaires que l’administration publique octroie à ses fonctionnaires et qui sont également admises dans le secteur privé comme des indemnités en remboursement de dépenses propres à l’employeur. Il s’agit de l’indemnité kilométrique pour déplacements de service, des indemnités pour frais de séjour en Belgique et des indemnités pour frais de séjour à l’étranger ;
  • L’indemnité forfaitaire de télétravail ;
  • Le remboursement forfaitaire de dépenses qui ont été admises sur la base d’un ruling fiscal ;
  • Le remboursement de frais dont le montant a été déterminé forfaitairement par l’employeur sur la base d’observations et de recoupements nombreux.

Quelles sont dès lors les indemnités forfaitaires en absence de normes sérieuses ? La circulaire ne dit rien à ce sujet, mais nous supposons qu’il s’agit entre autres des forfaits de l’ONSS qui ne sont pas suivis par le fisc.

Vous trouverez les principaux forfaits fiscaux dans notre Fiscoliste 2022. Consultez également notre Tableau des frais forfaitaires (ONSS).

Pourquoi l’obligation de fiche était-elle moins lourde auparavant ?

Avant 2022, il ne fallait mentionner sur la fiche fiscale que les indemnités forfaitaires « en absence de normes sérieuses » à concurrence de leur montant exact. En présence de normes sérieuses et de justificatifs, il suffisait de mentionner « oui- normes sérieuses » ou « oui- justificatifs ».

Il n’y avait par ailleurs aucune obligation légale de reprendre les indemnités variables sur la base de justificatifs sur la fiche fiscale.

Sanctions en cas de non-respect de la nouvelle obligation de fiche

Les dépenses qui ne sont pas mentionnées sur une fiche fiscale ne seront pas déductibles et seront par conséquent considérées comme des dépenses non admises.

Cette sanction n’est pas applicable au défaut de mention d’indemnités variables sur la base de justificatifs, lequel est néanmoins passible d’une amende administrative.

Faut-il mentionner chaque remboursement sur la fiche fiscale ?

Une question nous est régulièrement posée à la suite de l’élargissement de l’obligation de fiche : faut-il réellement mentionner chaque remboursement de dépenses au travailleur sur une fiche fiscale ? La circulaire apporte plus de lumière sur cette question.

Exemple : remboursement d’une avance

Imaginons qu’un travailleur ou un dirigeant d’entreprise paie une facture pour du papier imprimante à l’aide de fonds propres (p. ex., avec sa propre carte bancaire). Il effectue ce paiement par erreur ou parce qu’il n’a pas la carte bancaire de la société sur lui lorsqu’il passe prendre la commande. La facture est établie au nom de la société qui rembourse ensuite le montant avancé au travailleur ou au dirigeant d’entreprise.

Selon la circulaire, la société ne doit pas mentionner ce remboursement de frais sur une fiche fiscale. Il est clair que dans ce cas précis, le travailleur se contente d’avancer le paiement. Ce n’est pas lui, mais bien la société qui effectue l’achat.

À cet égard, il est essentiel que la facture (ou autre justificatif) soit dès le départ au nom de l’employeur ou de la société. Si pas, le remboursement devra quand même être justifié sur une fiche fiscale.

Un autre exemple avec obligation de fiche

Imaginons à l’inverse que votre travailleur achète du matériel pour l’utiliser dans l’atelier. Vous lui remboursez cette dépense sur la base du ticket de caisse.

Dans ce cas, vous devez mentionner la dépense remboursée sur la fiche fiscale 281.10 (justificatifs). C’est en effet le travailleur qui a effectué l’achat, vu que le justificatif (ticket de caisse) n’est pas au nom de la société.

Que fait Securex pour vous ?

Pour les clients Securex dont les dépenses propres à l’employeur sont remboursées via le traitement salarial, nous établirons comme d’habitude une fiche fiscale 281.10 ou 281.20.

Si vous êtes un client Securex, mais que vous remboursez ces dépenses propres à l’employeur en dehors du traitement des salaires sur la base de justificatifs, nous devrons également reprendre le montant exact de ces remboursements sur la fiche fiscale à partir de l’année des revenus 2022. Ce n’était pas le cas auparavant.

Quelles informations devez-vous nous fournir dans ce cas ?

Avant tout, nous vous recommandons de rembourser toutes les dépenses propres à l’employeur via le traitement des salaires.

Si vous ne souhaitez pas procéder de cette manière, nous vous demandons de nous communiquer à temps (de préférence tous les mois et au plus tard pour le 15 janvier de l’année suivante) les montants exacts des remboursements de frais effectués sur la base de justificatifs. Ce n’est qu’ainsi que nous pourrons intégrer à temps les montants corrects sur la fiche fiscale.

Nouveaux codes de rémunération

De nouveaux codes de rémunération seront en tout cas applicables à partir de l’année des revenus 2022 pour le traitement des remboursements de frais. Si en tant que client, vous communiquez déjà des remboursements de frais à Securex, nous ne manquerons pas de vous contacter en cas de doute quant au type de remboursements effectués.

Audit des remboursements de frais

Vous n’êtes pas certain que les remboursements de frais dans votre entreprise respectent toutes les conditions légales ? Misez sur la sécurité et faites réaliser un audit par Securex Consulting. Envoyez un e-mail à consultinglegal@securex.be pour de plus amples informations. 

Sources :